Verfahrensdokumentationen für Ihr Unternehmen

Wir helfen Ihnen dabei eine Verfahrensdokumentation für Ihr gesamtes Unternehmen oder für einzelne Bereiche (z.B. die Kassenführung) zu erstellen. Die Bearbeitung erfolgt mittels Check des IST-Zustandes mit klaren Hilfestellungen für die unkomplizierete Erreichung des SOLL-Zustandes.

Die rechtliche Grundlage für die Erstellung einer Verfahrensdokumentation ergibt sich aus den §§ 239§ 257 HGB, den GoBD und den daraus folgende Anforderungen an die Archivierung von kaufmännischen Unterlagen, sowohl in Papier als auch in elektronischen Archivsystemen, dies sind:

  • Ordnungsmäßigkeit
  • Vollständigkeit
  • Sicherheit des Gesamtverfahrens
  • Schutz vor Veränderung und Verfälschung
  • Sicherung vor Verlust
  • Nutzung nur durch Berechtigte
  • Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
  • Dokumentation des Verfahrens
  • Nachvollziehbarkeit
  • Prüfbarkeit

Das eigentliche Grundlage mit den Vorgaben zum Thema Verfahrensdokumentation sind die GoBD.

Die Verfahrensdokumentation beschreibt den gesamten organisatorischen und technischen Prozess

  • der Entstehung (Erfassung),
  • der Indizierung,
  • der Speicherung,
  • des eindeutigen Wiederfindens,
  • der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und
  • der Reproduktion der archivierten Informationen,

die nach Handelsrecht und steuerrechtlichen Vorgaben aufbewahrt werden müssen.

Umfang und Aufbau einer Verfahrensdokumentation sind nicht vorgeschrieben. Qualitativ ausreichend und vollständig ist die Verfahrensdokumentation, wenn ein unabhängiger Dritter auf Basis der Dokumentation den ordnungsgemäßen Einsatz der Lösung überprüfen kann.