Grundsatzinformationen

Auch im 2. Teil unserer Fragestellung geht es wieder um die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).

Diesmal beschäftigen sich die Fragen mit der Behandlung Ihres Beleg-Eingangs. Bitte unterstützen Sie uns erneut, alle notwendigen Daten zusammenzutragen, um Ihnen ggf. bei der zukünftig notwendigen Erstellung einer Verfahrensdokumentation wichtige Hinweise geben zu können. Vielen Dank.

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Fragen zu Ihrem Beleg-Eingang und zu den dazu vorhandenen Aufzeichnungen

1. Haben Sie schon jetzt eine schriftliche Organisationsbeschreibung, wie Belege in Ihrem Unternehmen abgelegt werden?

2. Haben Sie ein eigenständiges Programm (nicht Outlook o.ä.), welches Ihre eingehenden E-Mails regelmäßig archiviert

3. Gibt es in Ihrem Unternehmen eine Aufstellung (schriftlich) über die von Ihnen eingesetzte bzw. genutzte Software?

4. Gibt es klare Regelungen zur Speicherung und Verarbeitung von digitalen Belegen (Rechnungen per Mail, per Portal u.ä.)?

5. Ist Ihnen bewusst, dass das Nichtvorhandensein solcher Regelungen und Aufzeichnungen dem Finanzamt die Möglichkeit einer Hinzuschätzung eröffnet?

6. Wenn Sie bereits schriftliche Regelungen festgehalten haben, werden diese auch mindestens einmal jährlich von Ihnen geprüft?

7. Gibt es in Ihrem Unternehmen ein IKS (Internes Kontrollsystem), in dem durchgeführte Überprüfungen protokolliert werden?

Hier können Sie zum besseren Verständnis ggf. weitere Erläuterungen zu den o.a. Fragestellungen geben!

Datenschutz und Datenverarbeitung

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