Als Unternehmer, insbesondere auch im Zusammenhang mit der Buchführungspflicht, sind Sie regelmäßig mit dem Kürzel „GoBD“ konfrontiert. Die Buchstaben stehen für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Die GoBD sollten Sie in groben Zügen kennen, unabdingbar ist dies in jedem Fall, wenn Sie zu den Unternehmen mit Bargeldeinnahmen gehören. Dann sollten Sie penibel genau auf die Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung achten. Dies gilt besonders im Hinblick auf die Kassennachschau, auf die wir auch noch einmal besonders hinweisen. Als Unternehmer müssen Sie jedenfalls immer mit dem Besuch eines Betriebsprüfers ohne vorherige Ankündigung oder einer Prüfungsanordnung zur Kassennachschau/Umsatzsteuernachschau rechnen. Wir wollen Ihnen daher die wesentlichen Punkte aus den GoBD-Grundsätzen nachfolgend noch einmal erörtern.

 

Allgemeine Anforderungen

Nach den GoBD muss z. B. die elektronische Buchführung wie folgt sein:

  • nachvollziehbar
  • nachprüfbar
  • zutreffend
  • klar
  • zeitnah
  • fortlaufend
  • unveränderbar

Es bedarf bei der elektronischen Buchführung der lückenlosen Dokumentation eines jeden Geschäftsfalls, wobei jeder Geschäftsfall dabei ausreichend zu bezeichnen ist. Diese Grundsätze sind Ihnen sicherlich bekannt. Beachten Sie bitte dennoch jeden Punkt sorgfältig und dokumentieren ihn entsprechend des tatsächlichen Unternehmensablaufs.

Besondere Anforderungen an elektronische Belege

Klassische Belege in Papierform liegen oftmals nicht mehr vor. Es wird daher nicht beanstandet, wenn die Vorschriften des autorisierten Anwendungsverfahrens angewendet werden und alle Buchungen auch tatsächlich durchgeführt wurden. Letzteres ist aus unserer Sicht begrüßenswert und ist insbesondere für monatlich wiederkehrende Dauersachverhalte maßgeblich, etwa bei der Verbuchung von Abschreibungen. Besondere Sorgfalt sollten Sie auch der erforderlichen Verfahrensdokumentation zuwenden. Darin müssen Sie alle Prozesse der Abwicklung der elektronischen Buchführung darstellen, angefangen vom Eingang der Belege bis zur Verbuchung und Aufbewahrung. Eine den GoBD konforme Dokumentation muss u. a. eine allgemeine Beschreibung sowie eine System- und Betriebsdokumentation umfassen. Gerne erläutern wir Ihnen die Details im weitergehenden persönlichen Gespräch.

Pflichtangaben in Buchungsbelegen

Besonders sorgfältig sollten Sie folgende Pflichtangaben auf jedem Buchungsbeleg beachten:

  • eindeutige Belegnummer
  • Angaben über Belegaussteller und Belegempfänger
  • Angaben über den Betrag bzw. Mengen- oder Wertangaben, aus denen sich der zu buchende Betrag ergibt

Außerdem wird eine hinreichende Erläuterung des Geschäftsvorfalls verlangt. Und es sind ein Belegdatum sowie der verantwortliche Aussteller zu nennen (z. B. der Bediener der Kasse). Diese Aufzählung ist nicht abschließend! Gerne erläutern wir Ihnen die weiteren Pflichtangaben im Rahmen eines persönlichen Gesprächs.

Internes Kontrollsystem

Zu den wesentlichen Punkten der GoBD zählt die Einrichtung eines internen Kontrollsystems, welches nicht bloß eingerichtet, sondern auch ausreichend protokolliert werden muss. Die wesentlichen Punkte, die Ihr internes Kontrollsystem erfüllen muss, stellen wir Ihnen gern im Rahmen der Bearbeitung Ihrer Verfahrensdokumentation u. a. in Form einer Checkliste zur Verfügung.

Unveränderbarkeit der Daten und Datensicherheit

Das Gebot der Unveränderbarkeit von Buchführungsdaten ist gesetzlich verankert und Ihnen bereits bekannt. Das Gebot bedeutet, dass Sie Ihre Buchungsdaten nicht in der Form abändern dürfen, dass die ursprünglichen Aufzeichnungen nicht mehr feststellbar sind. Wie die gesetzlichen Regelungen in der Praxis umzusetzen sind, erläutern die GoBD im Detail. Hierzu gibt es einige Besonderheiten, die wir Ihnen gerne in einem persönlichen Gespräch erläutern. In diesem Zusammenhang warnen wir auch noch einmal vor dem Einsatz von Manipulationssoftware. Dies führt zur Verwerfung Ihrer gesamten elektronischen Buchführung! Außerdem möchten wir Sie an dieser Stelle noch auf das Erfordernis der Datensicherheit hinweisen. Schon aus eigenem Interesse werden Sie für eine ausreichende Datensicherung sorgen. In den GoBD wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass eine Buchführung mit nicht ausreichend geschützten Daten nicht als formell ordnungsgemäß angesehen wird. Zu einer Verwerfung Ihrer Buchführung kann es in diesem Fall auch kommen, obwohl Sie sämtliche sonstige Formalitäten eingehalten haben. Daher sollten Sie diesen Punkt auf keinen Fall vernachlässigen und die Art und Weise entsprechend dokumentieren.

Elektronische Aufbewahrung

Den gesonderten Abschnitt für die elektronische Aufbewahrung sollten Sie besonders beachten. Denn Ihre nächste Betriebsprüfung kommt bestimmt. Die GoBD fassen den Umfang der Aufbewahrungspflichten sehr weit. Aufzubewahren haben Sie danach alle Unterlagen, die zum Verständnis und der Überprüfung der für die Besteuerung grundsätzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung sind.

Diese allgemeine Aussage ist, und da werden Sie uns beipflichten, besonders in solchen Fällen problematisch, in denen sich erst im Nachhinein herausstellt, welche Unterlagen von Bedeutung gewesen wären. Zwar finden sich in den GoBD einige Beispiele, jedoch keine abschließende Aufzählung aller aufzubewahrenden Unterlagen. Wir halten für Sie eine Liste der Unterlagen bereit, die im Einzelfall von Bedeutung sein können und werden diese im Bedarfsfall mit Ihnen abstimmen.

Einer der Kerngrundsätze aus den GoBD zur elektronischen Aufbewahrung ist, eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege in dem Format aufzubewahren, in dem sie empfangen wurden (z. B. Rechnungen oder Kontoauszüge im PDF- oder Bildformat). Ein Ausdruck der Dokumente zur Papierverwahrung in einem Ablageordner verstößt demnach grundsätzlich gegen die GoBD! Umformatierungen und Dateiumwandlungen sind nur unter bestimmten Voraussetzungen zugelassen. Bedenken Sie, dass bei Fehlen von geordnet aufzubewahrenden Belegen eine Buchführung nicht ordnungsgemäß ist, und Ihnen eine Gewinnschätzung drohen kann. Daher sollten Sie der elektronischen Aufbewahrung besondere Sorgfalt widmen.

Einscannen von Unterlagen

Einen gesonderten Abschnitt enthalten die GoBD bezüglich des Einscannens der in Papierform erhaltenen Buchführungsunterlagen. Es sind demnach umfassende Dokumentierungen zu erstellen. Unter anderem ist festzuhalten, wer die Dokumente gescannt hat und wann dies geschehen ist. Darüberhinausgehende Dokumentierungspflichten können ebenfalls noch bestehen. Die GoBD enthalten allerdings nicht ausschließlich verschärfende Regelungen. Begrüßenswert ist die Streichung der Forderung, beim Einsatz eines Archivsystems die gleichen qualitativen und quantitativen Auswertungsmöglichkeiten zur Verfügung zu stellen wie im Produktivsystem.

Unser Service

Die maßgeblichen gesetzlichen Grundlagen für die Führung von Büchern und Aufzeichnungen finden sich wie Sie wissen im Handelsgesetzbuch und in der Abgabenordnung. Diese sind für Sie in erster Linie maßgebend und werden durch die GoBD nicht berührt. Die GoBD müssen Sie vielmehr als ergänzendes „ungeschriebenes Recht“ betrachten, denn spätestens bei Ihrer nächsten Betriebsprüfung kommt es genau darauf an.

Die GoBD bedürfen zweifelsohne der näheren Erläuterung und einer stetigen Prüfung der ordnungsgemäßen Umsetzung in der DV-gestützten Buchführung Ihres Unternehmens. Denn die Verantwortung für die ordnungsgemäße Führung elektronischer Bücher liegt allein beim Geschäftsinhaber (Steuerpflichtigen). Dies gilt auch dann, wenn der Gewerbetreibende einen Dritten beauftragt. Allerdings möchten wir Sie bei dieser Thematik tatkräftig unterstützen! Unter den nachfolgenden Links finden Sie weitere Informationen und die Möglichkeit, eines unserer Dienstleistungsangebote zur GoBD‑Verfahrensdokumentation online zu bestellen:

Wir stehen Ihnen auch für weitere Erläuterungen der Grundsätze im Rahmen einer individuellen Beratung oder für weitergehende Fragen in einem persönlichen Gespräch gern zur Verfügung. Bitte kommen Sie mit Ihren Vorstellungen auf uns zu!

 

Ihr Team der AVISOCON Steuerberatungsgesellschaft mbH